Office Reception & Executive Assistant (60–80 % – all identities and backgrounds)

Du bist oft die erste Person, mit der Gäste, Partner:innen oder neue Mitarbeitende bei Switch in Kontakt kommen, und prägst damit den ersten Eindruck. Rund 50 % deiner Rolle liegen im Bereich Empfang und Office Management. Du bist die erste Anlaufstelle für Besucherinnen und Besucher, bedienst die Telefonzentrale und organisierst die Sitzungszimmer von der Terminplanung über die technische Ausstattung/Infrastruktur bis zur Verpflegung. Zudem übernimmst du die Betreuung der zentralen E-Mail-Postfächer sowie des Office-Kalenders und sorgst dafür, dass Anfragen effizient bearbeitet werden. Auch das gesamte Postwesen liegt in deinem Verantwortungsbereich. Du stellst sicher, dass Büro, Material und Infrastruktur reibungslos funktionieren und bringst dich aktiv in die Organisation interner Events ein – von der Planung über die Umsetzung bis zur Nachbereitung. Die übrigen 50 % deiner Tätigkeit übernimmst du als Executive & Board Assistant. Du unterstützt die Geschäftsleitung sowie weitere interne Stakeholder professionell, vertrauenswürdig und mit der nötigen Diskretion im administrativen Alltag. Dabei koordinierst du Termine, Reisen und Spesen, bereitest Dokumente und Präsentationen auf, unterstützt im Recruiting-Prozess und wirkst bei der Organisation von Meetings, Trainings und Workshops mit. Je nach Situation übernimmst du zudem Stellvertretungen im Bereich Stiftungs- und Ausschussrat, was diese Rolle zusätzlich vielseitig und spannend macht. Kurz gesagt: Du hältst viele Fäden zusammen – strukturiert, serviceorientiert und mit einem sicheren Gespür für Prioritäten. Du arbeitest selbstständig, übernimmst Verantwortung und weißt, wann Genauigkeit, Vertraulichkeit und Sorgfalt besonders wichtig sind.